Terceirização de tarefas administrativas: o que pode ser terceirizado?
Entenda como funciona a terceirização de tarefas administrativas, quais atividades podem ser delegadas e quando esse tipo de apoio pode fazer sentido para uma empresa.
O que é terceirização de tarefas administrativas?
A terceirização de tarefas administrativas acontece quando uma empresa conta com um profissional ou empresa externa para executar determinadas atividades da sua rotina administrativa.
Em vez de contratar alguém exclusivamente para realizar todas essas tarefas internamente, a empresa pode delegar atividades específicas, como organização de documentos, controles, acompanhamento de clientes, orçamentos, cobranças e outras rotinas administrativas.
A terceirização pode ser utilizada tanto para uma necessidade pontual quanto para atividades recorrentes. O formato depende do que a empresa precisa resolver e da frequência das tarefas.
Quais tarefas administrativas podem ser terceirizadas?
Nem toda empresa precisa terceirizar o administrativo inteiro. Em muitos casos, o principal benefício está em retirar da rotina aquelas atividades que consomem tempo, mas que não precisam necessariamente ser executadas pelo dono da empresa.
Organização de documentos
Separação, organização e acompanhamento de documentos e informações administrativas.
Orçamentos
Organização de propostas, acompanhamento de orçamentos enviados e registro das informações.
Follow-up
Acompanhamento de clientes, fornecedores, propostas e outras pendências que precisam de retorno.
Cobranças
Apoio no acompanhamento de clientes com pagamentos pendentes e organização da rotina de cobrança.
Controles administrativos
Atualização de planilhas, cadastros, listas, registros e informações utilizadas pela empresa.
Rotinas financeiras administrativas
Apoio operacional em atividades relacionadas a contas a receber, contas a pagar e acompanhamento de informações financeiras.
Emissão e organização de informações
Apoio em tarefas administrativas relacionadas a documentos, notas e informações da operação, conforme a atividade contratada.
Backoffice
Organização de atividades que acontecem nos bastidores para manter a operação administrativa funcionando.
É preciso terceirizar todo o administrativo?
Não.
Uma das principais vantagens da terceirização é justamente a possibilidade de escolher quais tarefas serão delegadas.
Uma empresa pode, por exemplo, manter determinadas atividades internamente e contratar apoio externo apenas para:
- cobrança de clientes;
- acompanhamento de orçamentos;
- organização de documentos;
- controles administrativos;
- cadastros;
- follow-up;
- rotinas financeiras administrativas;
- outras atividades que estejam sobrecarregando a equipe.
Dessa forma, a terceirização pode ser ajustada à realidade da empresa em vez de obrigá-la a transferir todo o setor administrativo.
Como funciona a terceirização de tarefas administrativas?
O funcionamento pode variar de acordo com a empresa contratada e com as atividades que serão executadas. De forma geral, o processo pode seguir algumas etapas.
Identificar o que está sobrecarregando a empresa
Primeiro, é necessário entender quais tarefas estão consumindo tempo e quais delas podem ser delegadas.
Definir as atividades
Depois, são definidas as tarefas que serão realizadas pelo apoio externo e quais continuarão sendo feitas internamente.
Organizar informações e acessos
Para executar as atividades, é necessário estabelecer quais informações, documentos, sistemas e orientações serão utilizados.
Criar uma rotina
As tarefas passam a seguir uma frequência e um processo definido, facilitando o acompanhamento da operação.
Acompanhar os resultados
A empresa acompanha as atividades realizadas, pendências, informações e necessidades de ajuste na rotina.
Quais são as vantagens de terceirizar tarefas administrativas?
A principal vantagem não é simplesmente “terceirizar”. É conseguir colocar determinadas atividades sob responsabilidade de uma rotina organizada, sem que tudo fique concentrado no empresário ou em uma única pessoa.
- redução da sobrecarga administrativa;
- mais organização das tarefas;
- melhor acompanhamento de pendências;
- mais tempo para o empresário cuidar da operação e das vendas;
- possibilidade de delegar apenas atividades específicas;
- maior previsibilidade das rotinas administrativas;
- apoio para empresas que ainda não precisam estruturar um setor interno completo.
Terceirizar tarefas administrativas ou contratar um funcionário?
A melhor opção depende da quantidade de trabalho, da frequência das tarefas, do nível de controle necessário e da estrutura da empresa.
| Terceirização | Funcionário interno |
|---|---|
| Pode ser interessante quando a empresa precisa de determinadas tarefas ou de apoio administrativo sem necessariamente montar uma estrutura interna completa. | Pode fazer sentido quando existe uma demanda interna contínua que justifica uma função dedicada dentro da empresa. |
| Pode permitir contratar apenas o escopo de atividades necessário. | O profissional passa a fazer parte da estrutura interna da empresa. |
| Pode ser utilizada para demandas específicas, recorrentes ou conforme o serviço contratado. | Normalmente envolve uma posição definida dentro da estrutura da empresa. |
Não existe uma resposta única para todas as empresas. O ideal é comparar a necessidade real antes de decidir.
Quando vale a pena terceirizar tarefas administrativas?
A terceirização pode fazer sentido quando o administrativo começa a ocupar um espaço excessivo na rotina da empresa.
- o dono da empresa faz grande parte das tarefas administrativas;
- documentos e informações ficam espalhados;
- orçamentos são enviados, mas nem sempre acompanhados;
- clientes em atraso não são acompanhados de forma consistente;
- há muitas planilhas e controles para atualizar;
- tarefas importantes acabam sendo adiadas;
- a equipe comercial perde tempo com atividades administrativas;
- a empresa cresceu e os processos não acompanharam esse crescimento.
Terceirização de tarefas administrativas para pequenas empresas
Para pequenas empresas, terceirizar algumas tarefas pode ser uma alternativa quando ainda não existe volume suficiente para justificar uma estrutura administrativa maior.
Em vez de contratar uma pessoa para cuidar de todas as atividades, a empresa pode identificar os pontos que mais consomem tempo e buscar apoio especificamente para essas tarefas.
Isso pode ser útil principalmente para empresários que ainda concentram vendas, atendimento, financeiro e administrativo na própria rotina.
O que avaliar antes de terceirizar uma tarefa administrativa?
Antes de contratar, não avalie somente o preço. É importante entender exatamente o que será feito e como a rotina será acompanhada.
- Quais tarefas estão incluídas?
- Com que frequência elas serão realizadas?
- Quem será responsável pelo acompanhamento?
- Como as informações serão compartilhadas?
- Como as pendências serão registradas?
- Como a empresa receberá atualizações?
- É possível contratar somente determinadas atividades?
- Existe opção de serviço avulso ou recorrente?
Quanto mais claro estiver o escopo, mais fácil será saber se a terceirização realmente atende à necessidade da empresa.
Quais tarefas administrativas você poderia terceirizar?
Faça uma avaliação rápida da rotina da sua empresa:
- Existem tarefas administrativas acumuladas?
- Você perde tempo atualizando planilhas e controles?
- Existem clientes que precisam de acompanhamento?
- Você envia orçamentos e não consegue fazer todos os retornos?
- Há cobranças que acabam ficando para depois?
- Documentos e informações precisam ser organizados?
- Você ou sua equipe fazem tarefas que poderiam ser delegadas?
- O administrativo está tirando tempo das atividades principais da empresa?
Se você marcou vários itens, pode ser interessante listar essas tarefas e avaliar quais poderiam ser transferidas para um apoio administrativo externo.
Como a TudoPJ trabalha com apoio administrativo?
A TudoPJ oferece apoio administrativo e operacional para empresas que precisam organizar e delegar parte da sua rotina.
O serviço pode envolver atividades como organização de informações, documentos, controles, acompanhamento de clientes, orçamentos, cobranças e outras rotinas administrativas, de acordo com a necessidade e o serviço contratado.
A empresa não precisa necessariamente terceirizar todo o administrativo. É possível identificar primeiro quais tarefas estão gerando maior sobrecarga e avaliar o tipo de apoio necessário.
Você pode conhecer a terceirização administrativa da TudoPJ ou consultar os serviços administrativos avulsos .
Tem tarefas administrativas demais na sua rotina?
Você não precisa necessariamente terceirizar tudo. Converse com a TudoPJ para apresentar as tarefas que estão sobrecarregando sua empresa e entender quais podem receber apoio administrativo.
Preciso de apoio administrativoPerguntas frequentes sobre terceirização de tarefas administrativas
O que é terceirização de tarefas administrativas?
É quando uma empresa contrata um profissional ou empresa externa para executar determinadas atividades da sua rotina administrativa, em vez de realizar todas essas tarefas internamente.
Quais tarefas administrativas podem ser terceirizadas?
Dependendo do serviço contratado, podem ser terceirizadas atividades como organização de documentos, controles, cadastros, orçamentos, follow-up, acompanhamento de clientes, cobrança e outras rotinas administrativas.
Preciso terceirizar todo o setor administrativo?
Não. A empresa pode terceirizar somente determinadas atividades que estejam gerando sobrecarga ou que façam sentido delegar.
Terceirização administrativa serve para pequenas empresas?
Sim. Pode ser uma alternativa para pequenas empresas que precisam de apoio em determinadas tarefas, mas ainda não querem ou não precisam estruturar uma equipe administrativa completa.
É possível terceirizar apenas uma tarefa administrativa?
Em alguns modelos de serviço, sim. A possibilidade depende do escopo contratado e da atividade que a empresa precisa delegar.
Terceirização administrativa é igual a contratar um funcionário?
Não. Na terceirização, a empresa contrata um serviço externo para determinadas atividades. Na contratação interna, o profissional passa a fazer parte da estrutura da empresa.
Quanto custa terceirizar tarefas administrativas?
O custo depende das tarefas, volume, frequência e nível de apoio necessário. Por isso, é importante definir primeiro o escopo do serviço antes de comparar valores.
Leia também
Obrigado pelas informações.
Estamos abrindo o WhatsApp para concluir o envio.
Share this content: