MEI: faturamento não é lucro — por que controlar as despesas é tão importante?

Resposta curta

O problema é que muitos MEIs controlam apenas quanto entrou na conta e deixam de registrar corretamente quanto foi gasto para manter a atividade funcionando.

Isso pode se tornar especialmente importante quando o empresário precisa prestar informações na Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF).

Faturamento, custos e lucro: qual é a diferença?

Imagine um MEI que recebeu R$ 80.000 no ano.

Isso representa a receita bruta da atividade. Não significa que o empresário tenha ficado com R$ 80.000 livres para gastar.

Se durante o ano ele gastou R$ 30.000 para manter o negócio funcionando, o resultado econômico simplificado seria:

Portanto, dizer simplesmente que “o MEI ganhou R$ 80 mil” pode gerar uma interpretação completamente diferente da realidade financeira do negócio.

E existe uma segunda questão importante: o tratamento desse resultado na declaração da pessoa física possui regras próprias.

Por que o MEI tem uma particularidade?

Uma Microempresa ou outra empresa enquadrada em regime tributário diferente do MEI normalmente possui uma estrutura contábil e fiscal mais organizada para apurar seus resultados, tributos, folha, obrigações e demais informações.

No MEI, o funcionamento é simplificado. O empresário recolhe mensalmente o DAS-MEI, mas isso não significa que todo o lucro efetivamente retirado pelo empresário esteja automaticamente livre de qualquer análise na pessoa física.

Para fins de Imposto de Renda, a Receita Federal estabelece regras específicas para a parcela do lucro do MEI que pode ser tratada como isenta quando não existe escrituração contábil que demonstre um lucro superior.

A Receita Federal explica que, para o MEI, a isenção do lucro fica limitada ao resultado da aplicação, sobre a receita bruta anual, dos percentuais de presunção utilizados no Lucro Presumido. A limitação não se aplica da mesma forma quando o MEI mantém escrituração contábil capaz de evidenciar lucro superior.

Isso significa que todas as despesas do MEI podem ser abatidas?

Não. Esse é outro ponto que precisa ficar muito claro.

O controle financeiro das despesas é importante para demonstrar quanto realmente foi gasto na operação e para organizar a situação patrimonial e financeira do empresário.

Porém, não se deve transformar automaticamente toda despesa do negócio em uma dedução do Imposto de Renda da pessoa física.

A Receita possui regras específicas sobre despesas dedutíveis e exige documentação adequada para os valores que forem informados como dedutíveis quando essa possibilidade existir.

Exemplo: o MEI faturou R$ 80 mil, mas não colocou R$ 80 mil no bolso

Imagine uma pequena empresa de prestação de serviços que teve:

• R$ 80.000 de receita no ano;
• R$ 12.000 de aluguel e estrutura;
• R$ 6.000 de materiais;
• R$ 4.000 de softwares e ferramentas;
• R$ 3.000 de serviços contratados;
• R$ 2.000 de outras despesas relacionadas à atividade.

Nesse exemplo simplificado, houve R$ 27.000 em despesas relacionadas à operação.

Ou seja: o faturamento da empresa foi R$ 80 mil, mas isso não significa que o empresário tenha recebido R$ 80 mil como dinheiro disponível para uso pessoal.

Mesmo assim, para fins de Imposto de Renda, a análise da parcela de lucro que pode ser tratada como isenta precisa observar as regras específicas do MEI e, na ausência de escrituração contábil, os limites de presunção.

E o MEI Caminhoneiro?

O MEI Caminhoneiro possui uma situação que merece ainda mais atenção porque a atividade de transporte envolve custos operacionais que podem ser significativos.

Combustível, pedágios, manutenção, pneus, seguros, estacionamento, documentação, peças e outros gastos podem consumir uma parcela relevante do faturamento.

Exemplo prático

Imagine um MEI Caminhoneiro que recebeu R$ 200.000 em fretes durante o ano.

Isso é receita bruta. Não significa que o caminhoneiro tenha tido R$ 200.000 de dinheiro livre.

Suponha, apenas como exemplo financeiro, que tenha desembolsado:

• R$ 70.000 em combustível;
• R$ 18.000 em manutenção e peças;
• R$ 12.000 em pedágios;
• R$ 8.000 em seguros e outras despesas;
• R$ 7.000 em pneus e demais custos operacionais.

Nesse exemplo, R$ 115.000 foram utilizados na operação.

Porém, é importante não confundir esse cálculo gerencial com a regra específica utilizada para o Imposto de Renda.

Para transporte de carga realizado por pessoa física, a Receita Federal informa que até 90% do rendimento bruto pode ser tratado como parcela não tributável, enquanto 10% é considerado rendimento tributável, observadas as regras aplicáveis.

O que todo MEI deveria controlar durante o ano?

Mesmo que o empresário não queira contratar uma contabilidade mensal, manter os registros organizados é uma prática importante.

1. Faturamento

• Notas fiscais emitidas;
• Recebimentos;
• Vendas;
• Serviços prestados;
• Valores recebidos em diferentes contas ou meios de pagamento.

2. Despesas da atividade

• Compras;
• Materiais;
• Combustível, quando relacionado à atividade;
• Manutenção;
• Ferramentas e sistemas;
• Aluguel;
• Serviços contratados;
• Taxas e despesas bancárias;
• Outros gastos relacionados ao negócio.

3. Retiradas para uso pessoal

Também é importante separar o dinheiro da empresa do dinheiro utilizado para despesas pessoais.

Misturar tudo dificulta saber quanto o negócio realmente gerou e quanto foi retirado pelo empresário.

4. Documentos

Não basta anotar “combustível: R$ 1.500”. O ideal é manter também os documentos que comprovem a movimentação.

O controle mensal evita uma surpresa no final do ano

Um dos maiores problemas é deixar todas essas informações para organizar somente quando chega a época da declaração do Imposto de Renda.

Imagine tentar descobrir, depois de 12 meses, quanto foi gasto com combustível, manutenção, fornecedores, ferramentas, taxas e outras despesas.

Muitos documentos podem ter sido perdidos e o empresário pode não conseguir reconstruir corretamente a movimentação.

O controle mensal torna esse processo muito mais simples.

DASN-SIMEI e Imposto de Renda da Pessoa Física são a mesma coisa?

Não. Essa é uma das confusões mais importantes que o MEI precisa evitar.

DASN-SIMEI

A DASN-SIMEI é a declaração anual do MEI. Nela, o empresário informa à Receita Federal a receita bruta anual do MEI e, quando aplicável, informações sobre empregado.

Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Física

A DIRPF é a declaração da pessoa física.

O fato de uma pessoa ser MEI não significa automaticamente que ela esteja obrigada a entregar o IRPF. A obrigatoriedade depende das regras vigentes para a pessoa física e dos rendimentos, patrimônio e demais situações previstas pela Receita Federal.

Uma pessoa pode estar obrigada a entregar as duas, apenas uma delas ou nenhuma, dependendo da sua situação.

Por que o MEI pode ter imposto de renda para pagar?

Porque o dinheiro movimentado pelo MEI e o dinheiro pertencente à pessoa física não são tratados simplesmente como uma única coisa.

A Receita Federal considera que o titular do MEI pode receber rendimentos que tenham tratamento isento, não tributável ou tributável.

Sem uma escrituração contábil que demonstre lucro superior, a parcela de lucro que pode ser considerada isenta fica sujeita aos limites previstos pela legislação.

Assim, dependendo da situação da pessoa física, dos rendimentos recebidos e das demais informações da declaração, pode existir uma parcela tributável que precise ser informada e, eventualmente, gerar imposto.

O MEI precisa contratar contabilidade todos os meses?

O MEI possui um regime simplificado e não deve ser confundido com uma empresa que obrigatoriamente precisa manter uma estrutura contábil completa nos mesmos moldes de empresas maiores.

Porém, existe uma diferença entre não ser obrigado a contratar uma contabilidade mensal e não precisar controlar absolutamente nada.

Mesmo sem contratar um escritório contábil, o empresário pode manter:

• controle de faturamento;
• controle de despesas;
• controle bancário;
• documentos fiscais organizados;
• controle de retiradas;
• informações necessárias para a DASN-SIMEI;
• informações necessárias para avaliar a situação da pessoa física.

Quando pode fazer sentido deixar de ser MEI e virar Microempresa?

O MEI foi criado para simplificar a formalização e a tributação de pequenos negócios. Mas, conforme a empresa cresce, a realidade financeira pode ficar mais complexa.

O empresário pode começar a ter:

• faturamento maior;
• mais despesas;
• mais funcionários;
• mais fornecedores;
• mais movimentações financeiras;
• necessidade de maior organização contábil;
• necessidade de analisar melhor a distribuição de resultados;
• necessidade de uma estrutura empresarial diferente.

Nessa situação, pode ser interessante conversar com um profissional contábil para avaliar se a estrutura de Microempresa passa a ser mais adequada ao negócio.

MEI não deve olhar apenas para o faturamento

Uma empresa saudável precisa acompanhar muito mais do que o valor que entra.

O empresário precisa saber:

• quanto faturou;
• quanto recebeu;
• quanto gastou;
• quanto ainda tem para pagar;
• quanto foi retirado para uso pessoal;
• quanto efetivamente sobrou;
• quais documentos comprovam as movimentações.

Isso é especialmente importante para quem pretende crescer, contratar pessoas, comprar equipamentos, financiar um veículo ou simplesmente evitar surpresas na hora de organizar o Imposto de Renda.

Perguntas frequentes

Checklist financeiro do MEI

Se você é MEI, uma rotina simples pode evitar muitos problemas:

• Registrar todo o faturamento;
• Guardar notas fiscais emitidas e recebidas;
• Registrar despesas da atividade;
• Separar movimentações pessoais e empresariais;
• Guardar comprovantes de pagamentos;
• Conferir mensalmente o banco;
• Acompanhar o DAS;
• Fazer a DASN-SIMEI corretamente;
• Verificar se existe obrigação de entregar o IRPF;
• Organizar as informações antes do período da declaração;
• Consultar um profissional quando houver dúvida sobre a tributação.

O MEI pode escolher entre fazer tudo sozinho ou ter apoio

Nem todo MEI precisa contratar uma contabilidade completa apenas para manter uma rotina básica de organização.

Mas também não significa que o empresário precise fazer tudo sozinho.

É possível ter apoio para organizar documentos, acompanhar faturamento, controlar informações financeiras, separar despesas, organizar documentos para a contabilidade e manter as informações prontas para as obrigações do negócio.

Para quem prefere uma estrutura mais completa, também existe a possibilidade de avaliar a contratação de uma contabilidade e, dependendo do crescimento e das características da empresa, analisar a mudança de MEI para Microempresa.

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