Como controlar contas a receber?
Aprenda como organizar as contas a receber da empresa, acompanhar vencimentos, identificar atrasos e manter uma rotina de controle para evitar que valores vendidos fiquem sem acompanhamento.
Para controlar as contas a receber, registre todos os valores que a empresa tem para receber, informe cliente, valor, vencimento, forma de pagamento e situação da cobrança. Depois, acompanhe diariamente ou semanalmente o que está a vencer, o que foi pago e o que está atrasado.
O ponto principal é não olhar apenas para o dinheiro que entrou. É preciso acompanhar também o dinheiro que deveria entrar e ainda não entrou.
O que são contas a receber?
Contas a receber são os valores que a empresa tem direito de receber de seus clientes por produtos ou serviços vendidos.
Dependendo do negócio, podem existir vendas à vista, vendas parceladas, mensalidades, contratos recorrentes, boletos, transferências ou outros meios de pagamento.
O problema começa quando esses valores não são registrados e acompanhados de forma organizada. A empresa pode vender bastante e, mesmo assim, ter dificuldade para saber quanto realmente tem para receber.
Como controlar contas a receber na prática?
Um bom controle não precisa começar com um sistema complexo. Uma planilha bem estruturada já pode ajudar uma pequena empresa a visualizar os valores previstos, recebidos e atrasados.
Registre cada venda ou cobrança
Toda venda a prazo, mensalidade ou valor futuro precisa entrar no controle assim que for gerado.
Defina o vencimento
Registre a data em que cada valor deve ser pago para conseguir acompanhar os próximos recebimentos.
Acompanhe os pagamentos
Quando o cliente pagar, atualize imediatamente a situação para evitar cobranças duplicadas ou informações desatualizadas.
Separe os valores atrasados
Os valores vencidos precisam ficar visíveis para que possam entrar em uma rotina de acompanhamento.
Faça o acompanhamento regularmente
O controle funciona melhor quando existe uma rotina definida para verificar vencimentos, pagamentos e atrasos.
O que colocar em uma planilha de contas a receber?
Se você utiliza uma planilha para controlar as contas a receber, algumas informações básicas ajudam bastante na organização.
| Informação | Por que registrar? |
|---|---|
| Cliente | Identificar quem deve realizar o pagamento. |
| Descrição | Saber a origem daquele valor. |
| Valor | Identificar quanto deve ser recebido. |
| Data de vencimento | Saber quando o pagamento deveria acontecer. |
| Forma de pagamento | Facilitar a conferência do recebimento. |
| Status | Separar valores em aberto, pagos e atrasados. |
| Data do pagamento | Registrar quando o valor foi efetivamente recebido. |
| Observações | Registrar informações importantes sobre o acompanhamento. |
O mais importante é manter o controle atualizado
Uma planilha cheia de informações, mas que não é atualizada, não resolve o problema. O controle precisa refletir a situação real dos recebimentos.
Como criar uma rotina para contas a receber?
O controle de contas a receber funciona melhor quando deixa de ser uma tarefa feita apenas quando aparece um problema.
A empresa pode estabelecer uma rotina para verificar os valores que estão próximos do vencimento, confirmar pagamentos e identificar imediatamente os valores em atraso.
Antes do vencimento
Confira quais clientes possuem pagamentos próximos do vencimento e se todas as informações necessárias estão organizadas.
No vencimento
Acompanhe os pagamentos esperados e atualize o controle conforme os recebimentos forem identificados.
Após o vencimento
Identifique os valores que não foram recebidos e coloque-os em uma rotina de acompanhamento.
Periodicamente
Analise os valores em aberto, atrasados e recebidos para entender como está o fluxo de recebimentos da empresa.
Como controlar contas a receber em atraso?
Quando um pagamento passa do vencimento, ele não deve simplesmente desaparecer da planilha ou ficar misturado com os valores futuros.
Uma forma prática de organizar é separar os recebimentos atrasados por cliente, valor e quantidade de dias em atraso.
Dessa forma, a empresa deixa de depender da memória para saber quais clientes precisam ser acompanhados.
Se a sua empresa também enfrenta dificuldades com inadimplência, veja o conteúdo sobre como controlar clientes inadimplentes .
Erros comuns no controle de contas a receber
Alguns problemas aparecem com frequência quando a empresa não possui uma rotina clara para acompanhar seus recebimentos.
Controlar apenas o que já foi recebido
Isso impede que a empresa tenha uma visão dos valores que ainda deveriam entrar.
Não registrar vencimentos
Sem a data correta, fica mais difícil identificar o que está em dia e o que já deveria ter sido pago.
Não atualizar os pagamentos
Informações antigas podem fazer a empresa cobrar quem já pagou ou deixar de acompanhar quem ainda está em aberto.
Deixar a cobrança para depois
Quanto mais desorganizado for o acompanhamento, maior a chance de valores vencidos ficarem esquecidos.
Quando vale a pena terceirizar o controle de contas a receber?
Nem toda empresa precisa terceirizar essa atividade. Porém, quando o volume de clientes aumenta, os pagamentos se acumulam ou o empresário precisa dedicar muito tempo ao acompanhamento financeiro administrativo, pode fazer sentido buscar apoio.
A terceirização pode ser considerada quando a empresa precisa de alguém para manter controles atualizados, acompanhar informações, organizar pendências e apoiar a rotina administrativa relacionada aos recebimentos.
A empresa continua tomando as decisões. O apoio administrativo entra para ajudar na execução e na organização das tarefas que precisam acontecer regularmente.
Como a TudoPJ pode ajudar no controle administrativo?
A TudoPJ oferece apoio administrativo e operacional para empresas que precisam organizar melhor sua rotina.
Dentro desse apoio, podemos trabalhar com controles, organização de informações, acompanhamento de tarefas administrativas e rotinas relacionadas ao financeiro administrativo, conforme a necessidade da empresa.
A ideia não é substituir a gestão financeira da empresa, mas ajudar a manter as tarefas administrativas organizadas para que o empresário não precise cuidar sozinho de tudo.
Você não precisa começar com uma terceirização mensal.
Se existe uma tarefa específica que está acumulando, também é possível avaliar um serviço administrativo pontual antes de estruturar um apoio recorrente.
Conheça também os serviços administrativos avulsos da TudoPJ ou, se a necessidade for recorrente, conheça nossa terceirização administrativa .
Precisa organizar melhor o administrativo da sua empresa?
Conte o que está acumulando na rotina da empresa e veja qual tipo de apoio administrativo pode fazer sentido para o seu caso.
Falar com a TudoPJPerguntas frequentes sobre contas a receber
O que é controle de contas a receber?
É o acompanhamento dos valores que a empresa tem para receber, incluindo vendas, serviços, mensalidades e outros pagamentos previstos.
Como controlar contas a receber em uma pequena empresa?
Uma pequena empresa pode começar com uma planilha contendo cliente, descrição, valor, vencimento, forma de pagamento, status e data de recebimento. O mais importante é manter essas informações atualizadas.
Qual a diferença entre contas a receber e inadimplência?
Contas a receber representam os valores que a empresa espera receber. Inadimplência ocorre quando um pagamento não é realizado dentro do prazo combinado.
É possível controlar contas a receber em uma planilha?
Sim. Para muitas pequenas empresas, uma planilha organizada pode ser suficiente para começar a controlar vencimentos, pagamentos e valores em aberto.
Quem pode cuidar das contas a receber da empresa?
A rotina pode ser realizada internamente ou contar com apoio administrativo terceirizado. A escolha depende do volume de tarefas, da estrutura da empresa e do nível de acompanhamento necessário.
A TudoPJ é uma contabilidade?
Não. A TudoPJ oferece apoio contábil, administrativo e operacional e pode trabalhar em conjunto com a contabilidade da empresa quando necessário.
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