Como organizar o administrativo de uma pequena empresa?
Veja como organizar tarefas, documentos, informações e rotinas administrativas sem deixar tudo concentrado nas mãos do empresário.
Organizar o administrativo de uma pequena empresa não significa criar uma estrutura enorme ou contratar uma equipe inteira.
O primeiro passo é entender quais tarefas existem, quando elas precisam ser realizadas, quem é responsável por cada uma e onde as informações ficam armazenadas.
Como organizar o administrativo na prática
Você não precisa organizar tudo de uma vez. Comece identificando as tarefas que se repetem na rotina da empresa.
Liste todas as tarefas administrativas
Anote tudo o que precisa ser feito durante o mês: emissão de notas, organização de documentos, pagamentos, acompanhamento de informações, plataformas, controles e outras rotinas.
Separe por frequência
Divida as atividades entre tarefas diárias, semanais, mensais e tarefas que aparecem eventualmente.
Defina quem faz cada coisa
Uma tarefa sem responsável tende a virar uma pendência. Defina claramente quem acompanha cada atividade.
Organize os documentos
Crie uma estrutura simples para guardar documentos, comprovantes, informações da empresa e arquivos importantes.
Acompanhe as pendências
Tenha uma lista ou sistema onde seja possível visualizar o que está pendente, o que foi concluído e o que precisa ser acompanhado novamente.
Quais áreas administrativas precisam ser organizadas?
Uma pequena empresa normalmente possui várias tarefas que, quando ficam espalhadas, acabam dificultando o acompanhamento da rotina.
Documentos
Organização de documentos, arquivos, comprovantes e informações importantes para a empresa.
Notas fiscais
Emissão, organização e acompanhamento das notas fiscais necessárias para a rotina empresarial.
Contas e pagamentos
Acompanhamento de contas, boletos, guias e compromissos financeiros que precisam ser controlados.
Plataformas e sistemas
Acesso e acompanhamento das plataformas utilizadas para manter as informações da empresa atualizadas.
Informações para a contabilidade
Organização e envio das informações necessárias para facilitar a comunicação com a contabilidade.
Pendências administrativas
Controle das tarefas que precisam de acompanhamento para não ficarem esquecidas durante o mês.
Checklist administrativo para pequenas empresas
Use esta lista para verificar se a rotina administrativa da sua empresa está realmente organizada.
Sua empresa consegue responder “sim” para estas perguntas?
- Os documentos da empresa estão organizados e fáceis de encontrar?
- As tarefas administrativas têm responsáveis definidos?
- Você sabe quais tarefas precisam ser feitas todos os meses?
- As notas fiscais estão sendo emitidas e organizadas corretamente?
- As informações necessárias são encaminhadas à contabilidade?
- Existe um controle das pendências administrativas?
- Você consegue saber rapidamente o que já foi feito?
- A rotina administrativa não depende exclusivamente do empresário?
O que costuma desorganizar o administrativo?
Muitas pequenas empresas não têm necessariamente excesso de tarefas. O problema é que elas ficam concentradas em uma única pessoa e são realizadas sem um processo definido.
Quando documentos, notas, informações e pendências são acumulados, uma tarefa pequena pode se transformar em várias horas de trabalho.
Outro problema comum é o empresário precisar parar uma atividade importante para resolver uma tarefa administrativa que poderia ter sido organizada, delegada ou acompanhada por outra pessoa.
Quando vale a pena delegar o administrativo?
Se a organização já existe, mas mesmo assim o empresário continua gastando muito tempo executando as tarefas, talvez o próximo passo não seja criar mais controles.
Pode ser o momento de avaliar quais atividades podem ser delegadas.
- a rotina administrativa ocupa uma parte importante do seu dia;
- várias tarefas dependem exclusivamente de você;
- documentos e informações começam a se acumular;
- você precisa acompanhar várias plataformas;
- a empresa cresceu e a rotina ficou mais complexa;
- você prefere concentrar seu tempo na operação e nas decisões do negócio.
Como a TudoPJ pode ajudar na organização administrativa?
A TudoPJ oferece apoio administrativo, contábil e operacional para empresas que precisam de ajuda para acompanhar a rotina empresarial.
O trabalho começa entendendo quais atividades fazem parte da rotina da empresa e quais delas precisam de apoio.
Dependendo da necessidade, o apoio pode envolver organização de documentos e informações, emissão de notas, acompanhamento de plataformas, guias, boletos, relatórios e comunicação com a contabilidade.
A TudoPJ também pode atuar como uma ponte entre a empresa e sua contabilidade quando for necessário organizar informações ou facilitar essa comunicação.
A ideia não é fazer tudo pela empresa. É ajudar a tirar da rotina do empresário aquilo que pode ser apoiado.
Comece organizando o que mais pesa na sua rotina
Você não precisa terceirizar todo o administrativo para começar.
Uma boa primeira etapa é identificar quais tarefas mais consomem seu tempo e quais delas poderiam ser acompanhadas por alguém.
A partir disso, fica mais fácil decidir o que deve continuar sob sua responsabilidade e o que pode contar com apoio.
O que está pesando na rotina da sua empresa?
Conte para a TudoPJ quais tarefas administrativas estão ocupando seu tempo. Vamos entender sua rotina e identificar onde o apoio administrativo pode fazer sentido.
A necessidade de apoio administrativo varia conforme a rotina, volume de tarefas e estrutura de cada empresa.
Obrigado pelas informações.
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