Como funciona uma contratação com a TudoPJ?
Antes de contratar uma empresa para cuidar de atividades da sua empresa, é natural querer entender como o trabalho será conduzido, quais informações poderão ser necessárias, como funcionam os acessos, quais são as responsabilidades de cada parte e o que acontece quando uma necessidade muda.
Esta página explica, de forma geral, como a TudoPJ conduz suas contratações e quais princípios orientam a relação com seus clientes.
Cada contratação é diferente.
Uma empresa pode contratar uma atividade pontual. Outra pode precisar de suporte recorrente. Outra pode possuir um volume maior de demandas, diferentes sistemas, documentos e níveis de acompanhamento.
Por isso, não existe um único procedimento que seja aplicado da mesma maneira a todos os clientes. O serviço, o escopo, os cuidados, as informações necessárias e os procedimentos adotados podem variar conforme a contratação.
Uma contratação não começa simplesmente com a execução
Antes de iniciar uma atividade, é necessário entender o que precisa ser realizado, quais informações estão disponíveis, quais condições se aplicam e quais responsabilidades pertencem a cada parte.
O objetivo é evitar que o cliente contrate algo sem saber exatamente como a relação funcionará ou descubra posteriormente que determinada atividade, informação ou condição não estava incluída.
Clareza
Procuramos deixar claro o que será realizado, quais são as condições da contratação e quais informações serão necessárias.
Proporcionalidade
Os procedimentos e acessos necessários devem estar relacionados à atividade efetivamente contratada.
Responsabilidade
Cada parte precisa saber quais informações, aprovações, documentos e ações estão sob sua responsabilidade.
Transparência
Quando uma situação estiver fora do escopo originalmente definido, ela poderá ser analisada antes da realização de um serviço adicional.
De forma geral, como funciona uma contratação?
O processo pode variar conforme o serviço e a necessidade do cliente, mas normalmente existe uma sequência de entendimento, definição, formalização e execução.
Você apresenta sua necessidade
O cliente explica o que precisa, seja uma tarefa específica, uma necessidade recorrente, um projeto ou uma demanda personalizada.
A necessidade é analisada
As informações disponíveis são avaliadas para entender o tipo de atividade, volume, complexidade, prazo e condições necessárias para a execução.
O escopo é definido
É definido o que será realizado, quais limites se aplicam e quais informações, documentos ou acessos poderão ser necessários.
As condições são apresentadas
Conforme a contratação, são apresentadas informações como valor, forma de pagamento, prazo estimado, frequência, condições e demais elementos relevantes.
A contratação é formalizada
Dependendo da natureza do serviço, as condições podem ser formalizadas por proposta, contrato, termo de prestação de serviços, aceite eletrônico ou outro documento adequado.
A execução começa
Depois da confirmação da contratação e do cumprimento das condições necessárias para o início, a TudoPJ começa a executar o serviço conforme o escopo definido.
Não existe um único modelo de atendimento
Uma das características da prestação de serviços da TudoPJ é que as necessidades podem variar bastante entre clientes.
Por isso, a forma de atendimento não deve ser entendida como um procedimento rígido que obrigatoriamente será igual para todas as empresas.
O que permanece constante é o cuidado com a definição da contratação.
A forma de executar, os sistemas utilizados, os documentos necessários, os níveis de acesso, o volume de demandas e o acompanhamento podem mudar de acordo com cada situação.
O que é definido antes do início?
Dependendo da contratação, podem ser definidos diferentes elementos para deixar claro como o serviço será realizado.
O que será realizado
As atividades, tarefas, projetos ou serviços que fazem parte da contratação.
O que não está incluído
Limites e atividades que não fazem parte do escopo originalmente definido.
Volume e frequência
Quando aplicável, a quantidade, frequência ou nível de demanda previsto.
Informações necessárias
Documentos, dados, materiais, aprovações ou acessos necessários para a execução.
Valores e pagamentos
Valor, forma de pagamento e demais condições comerciais aplicáveis.
Responsabilidades
O que cabe ao cliente, o que cabe à TudoPJ e o que depende de terceiros.
Como funciona com documentos, informações e dados?
Alguns serviços podem envolver documentos empresariais, informações financeiras, dados de clientes, fornecedores, documentos pessoais ou outras informações relacionadas à operação da empresa.
A necessidade dessas informações depende do serviço contratado. Nem toda contratação exige o mesmo tipo de documento ou informação.
A TudoPJ não precisa de acesso a todas as informações de uma empresa apenas porque foi contratada para prestar um serviço.
A necessidade de determinada informação ou acesso está relacionada à atividade que precisa ser executada e às condições daquela contratação.
Que tipo de informação pode ser necessária?
- Documentos relacionados à empresa;
- Informações cadastrais;
- Planilhas e controles;
- Informações financeiras, quando necessárias à atividade;
- Dados de clientes ou fornecedores, quando necessários;
- Materiais fornecidos pelo cliente;
- Informações operacionais;
- Acessos a sistemas ou plataformas, quando necessários.
A lista acima é apenas exemplificativa. Cada contratação pode exigir informações diferentes.
Como funcionam os acessos a sistemas e plataformas?
Dependendo da atividade, pode ser necessário acessar algum sistema, plataforma, conta ou ferramenta utilizada pelo cliente.
Isso não significa que exista uma autorização genérica para acessar todos os sistemas ou informações da empresa.
O acesso necessário deve estar relacionado à atividade contratada. Sempre que possível, devem ser utilizados meios que permitam limitar as permissões ao necessário para a execução da atividade.
Nem todo serviço exige acesso
Algumas atividades podem ser realizadas apenas com documentos, informações ou materiais enviados pelo cliente.
Quando o acesso for necessário
A necessidade estará relacionada à execução da atividade contratada e às condições definidas para aquele atendimento.
Permissões
Sempre que a ferramenta permitir, podem ser utilizados mecanismos que limitem as permissões ao necessário.
Encerramento
Quando a relação ou determinada atividade for encerrada, os acessos relacionados à execução deverão ser tratados conforme as condições aplicáveis à contratação.
Confidencialidade e cuidado com as informações
A prestação de serviços administrativos pode envolver informações importantes para a atividade do cliente.
Por isso, documentos, informações e acessos recebidos no contexto da prestação de serviços devem ser tratados com cuidado e utilizados para as finalidades relacionadas ao serviço contratado.
As condições específicas relacionadas ao tratamento de dados pessoais são apresentadas na Política de Privacidade da TudoPJ .
Esta página não substitui a Política de Privacidade.
A Política de Privacidade apresenta as informações específicas sobre o tratamento de dados pessoais realizado pela TudoPJ.
Responsabilidade do cliente e da TudoPJ
Uma prestação de serviços funciona melhor quando cada parte sabe exatamente quais responsabilidades possui.
Responsabilidades do cliente
- Fornecer informações verdadeiras e atualizadas;
- Enviar documentos necessários;
- Fornecer materiais dentro dos prazos combinados;
- Informar corretamente as instruções relacionadas ao serviço;
- Manter os dados de contato atualizados;
- Realizar os pagamentos nas condições contratadas;
- Comunicar alterações relevantes;
- Possuir autorização para fornecer os dados e documentos enviados.
Responsabilidades da TudoPJ
- Executar os serviços acordados dentro do escopo contratado;
- Manter comunicação adequada com o cliente;
- Utilizar as informações para finalidades relacionadas ao serviço;
- Ter cuidado com documentos e informações recebidos;
- Informar situações que possam impedir ou dificultar a execução;
- Cumprir as condições estabelecidas para a contratação;
- Observar as obrigações aplicáveis de proteção de dados e confidencialidade.
A TudoPJ é responsável pelos serviços que efetivamente fazem parte da contratação.
A contratação de um serviço administrativo não significa que a TudoPJ automaticamente assuma todas as obrigações, decisões ou responsabilidades da empresa do cliente.
Quando uma atividade depende de terceiros
Algumas atividades podem depender de sistemas, plataformas, órgãos públicos, instituições financeiras, serviços de hospedagem, meios de pagamento, fornecedores ou outros terceiros.
Nessas situações, a execução pode depender da disponibilidade, funcionamento, regras, prazos, aprovações ou exigências desses terceiros.
A TudoPJ não controla sistemas externos e, por isso, não pode garantir a disponibilidade contínua de serviços que pertençam a terceiros.
Isso também vale para situações em que uma atividade depende do próprio cliente.
Se uma tarefa depender de documento, informação, aprovação, autorização ou outra ação do cliente, a ausência ou atraso desses elementos poderá afetar o prazo ou a execução.
Como funcionam os prazos?
Não existe um prazo único para todos os serviços.
O prazo depende da natureza da atividade, do volume, da complexidade, das informações disponíveis e de eventuais dependências externas.
Quando houver prazo definido, ele será informado conforme as condições específicas da contratação.
Em determinadas situações, o prazo somente poderá começar depois que todas as informações, documentos, materiais, acessos ou aprovações necessários forem recebidos.
E se a necessidade mudar depois da contratação?
É normal que uma empresa tenha novas necessidades durante a prestação do serviço.
Uma nova solicitação pode estar dentro do escopo contratado ou pode representar uma atividade, volume, funcionalidade ou complexidade adicional.
Quando estiver dentro do escopo, será tratada conforme as condições estabelecidas.
Quando representar uma atividade adicional, a TudoPJ poderá avaliar a nova necessidade e apresentar uma nova proposta ou orçamento antes de executar o serviço adicional.
A ideia é evitar cobranças inesperadas e deixar claro o que está incluído em cada contratação.
Por que dois clientes podem ter condições diferentes?
Porque duas empresas podem contratar serviços aparentemente semelhantes, mas possuir necessidades completamente diferentes.
O volume de demandas, a complexidade, a frequência, os sistemas utilizados, a quantidade de informações envolvidas, os prazos e o nível de acompanhamento necessário podem alterar a forma como o serviço precisa ser estruturado.
Por isso, os valores e condições apresentados no site podem servir como referência para determinadas modalidades, mas uma necessidade específica poderá possuir condições próprias.
O que esta página não significa
As informações apresentadas aqui são gerais.
Elas não significam que todos os clientes terão exatamente os mesmos procedimentos, acessos, documentos, prazos, ferramentas ou condições.
Também não significam que todas as atividades estejam automaticamente incluídas em qualquer plano ou serviço.
Não existe acesso automático a tudo
A necessidade de acesso depende da atividade contratada.
Não existe escopo ilimitado
Cada contratação possui suas próprias condições e limites.
Não existe prazo universal
O prazo depende da atividade e das condições necessárias para executá-la.
Não existe uma única forma de atendimento
O atendimento pode ser adaptado à natureza da contratação.
Dúvidas antes de confiar uma atividade à TudoPJ?
Algumas dúvidas são especialmente importantes quando uma empresa considera delegar atividades administrativas para outra empresa.
A TudoPJ terá acesso a todas as informações da minha empresa?
Não existe uma autorização geral para acesso a todas as informações. A necessidade de documentos, dados ou acessos depende da atividade contratada e das condições daquela prestação.
Todo serviço exige acesso a sistemas?
Não. Algumas atividades podem ser realizadas somente com informações, documentos ou materiais enviados pelo cliente. Quando um acesso for necessário, ele estará relacionado à execução da atividade contratada.
Preciso fornecer todas as minhas senhas?
A necessidade de credenciais depende do serviço e da plataforma. Sempre que possível, devem ser utilizados meios que permitam limitar as permissões ao necessário para a atividade.
Como vocês sabem o que podem ou não fazer?
O serviço é executado conforme o escopo e as condições definidos para a contratação. Quando uma solicitação representar algo diferente do que foi contratado, ela poderá ser analisada separadamente.
Posso contratar algo que não esteja exatamente nos planos?
Dependendo da necessidade, a TudoPJ poderá avaliar uma configuração personalizada, conforme a natureza e as condições da demanda.
O que acontece se eu precisar de uma tarefa nova?
A solicitação será analisada. Se estiver dentro do escopo, poderá ser tratada conforme a contratação. Se representar uma atividade adicional, poderá ser apresentada uma nova proposta ou orçamento antes da execução.
O que acontece se eu demorar para enviar um documento?
Se o documento ou informação for necessário para a execução, a falta ou atraso no envio poderá afetar o prazo da atividade.
O que acontece se um sistema externo estiver fora do ar?
Quando uma atividade depender de uma plataforma ou sistema de terceiros, a disponibilidade e funcionamento desse serviço podem afetar a execução.
A TudoPJ assume todas as responsabilidades da minha empresa?
Não. A responsabilidade da TudoPJ está relacionada aos serviços efetivamente contratados e ao escopo definido para cada atendimento. As demais responsabilidades continuam pertencendo ao cliente ou a outros responsáveis, conforme o caso.
Como funciona quando a contratação termina?
As condições de encerramento dependem do tipo de contratação. Documentos, informações, acessos e atividades em andamento serão tratados conforme as condições aplicáveis e os documentos que formalizaram a contratação.
Onde posso saber mais sobre o tratamento dos meus dados pessoais?
As informações específicas sobre o tratamento de dados pessoais estão disponíveis na Política de Privacidade da TudoPJ .
Onde estão as regras de utilização do site?
As regras relacionadas à utilização do site estão disponíveis nos Termos de Uso da TudoPJ .
Quais documentos fazem parte dessa relação?
Esta página apresenta uma explicação geral sobre como a TudoPJ conduz suas contratações. Ela não substitui os documentos específicos aplicáveis a cada contratação.
Esta página
Explica de maneira geral como funciona a contratação e a relação operacional entre a TudoPJ e seus clientes.
Proposta ou orçamento
Pode apresentar as condições comerciais e características específicas da contratação.
Contrato ou termo de prestação
Quando aplicável, formaliza as condições específicas daquele serviço.
Política de Privacidade
Apresenta as informações relacionadas ao tratamento de dados pessoais.
Termos de Uso
Apresentam as regras relacionadas à utilização do site da TudoPJ.
Por que explicamos tudo isso?
Uma prestação de serviços envolve confiança.
Quando uma empresa delega uma atividade, ela pode estar compartilhando documentos, informações, rotinas, processos e, dependendo do serviço, acessos a ferramentas utilizadas na operação.
Por isso, entendemos que o cliente deve saber como a relação funciona antes de tomar sua decisão.
Nosso objetivo não é apresentar uma regra única para todos os clientes.
O objetivo é explicar os princípios que orientam a contratação e deixar claro que cada serviço será estruturado de acordo com sua necessidade, seu escopo e suas condições.
Ainda tem alguma dúvida?
Se você já conhece a TudoPJ, já analisou nossos serviços e ainda possui alguma dúvida sobre como uma contratação funcionará para sua empresa, fale conosco.
Explique sua necessidade. A partir dela, poderemos esclarecer quais informações serão necessárias, como o atendimento poderá funcionar e quais condições poderão ser aplicadas à contratação.